La Facturation électronique - Quelles informations obligatoires y inscrire ?
- jdeboitel
- 30 janv.
- 6 min de lecture
La facturation électronique est une étape clé dans la digitalisation des entreprises en France. Dans l'article précédent "La Facturation électronique - Pour qui et pourquoi ?" je vous ai fait découvrir le calendrier de mise en application d'obligation de s'y conformer, les types d'entreprises qui y sont déjà soumises, et les avantages pour votre entreprise de franchir le pas dès aujourd'hui. Mais au-delà du passage au format numérique, il est essentiel de garantir que vos factures soient conformes aux exigences légales.
Quelles informations doivent absolument y figurer ? Comment éviter les erreurs fréquentes ? Et comment structurer vos documents pour qu'ils soient clairs et professionnels ?
Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour des factures électroniques règlementaires et optimisées.
1.Les mentions obligatoires à inclure
Pour qu'une facture soit juridiquement valable, garantir sa validité et éviter des litiges potentiels, elle doit contenir les informations suivantes qui permettent d'identifier les parties (émetteur/vendeur & destinataire/client), le détail de la transaction (ce qui est vendu), ainsi que des mentions obligatoires selon certaines situations.
L'identification des parties permet de savoir un en coup d'œil de qui nous recevons la facture et à qui elle s'adresse, et se situe en en-tête de facture. Une entreprise vendeuse se doit d'afficher un certain nombre d'information la concernant permettant de l'authentifier et ainsi vérifier si elle est juridiquement valable. L'entreprise vendeuse se doit également d'afficher certaines informations sur son client en fonction de sa situation.
Emetteur / Vendeur 🏢🌍🖋️ | Destinataire / Client 👤🏠🖋️ |
Nom / Raison social | Nom Prénom / Raison social |
Adresse complète | Adresse complète (de facturation) |
Numéro SIRET (ou RCS) | Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable) |
Numéro de TVA intracommunautaire (si applicable) | |
Forme juridique & Capital social (si société) | Si l'adresse de livraison et de facturation sont différentes il faut ajouter l'adresse de livraison dans l'en-tête de la facture. |
Ensuite vient les éléments réservés à la transaction. C'est là que l'on trouve tout le détail des produits ou prestations vendues par le vendeur à son client, ainsi que le prix, les quantités, le taux de TVA applicables.
Informations transactionnelles 👇
🔢 Numéro de facture : Numérotation unique, chronologique et continue. Au choix entre une suite numéraire simple 00001 puis 00002, 00003 etc ; une suite intégrant une donnée chronologique, par exemple ANNEE-000X (2025-0001, 2025-0002...) ou ANNEE-MOIS-000X (2025-01-01, 2025-01-02, 2025-02-03). Dans tous les cas les derniers numéros de facture doivent toujours se suivre.
📆 Date d'émission de facture : Correspond au jour de création de la facture.
📜 Description des produits ou services vendues (le plus détaillé afin d'éviter les malentendus).
💲 Prix unitaire, quantité, unité de mesure, prix total HT, taux de TVA applicable.
💰 Montant total HT, de TVA et TTC.
💳 Conditions de paiements : délai et mode paiement accepté, escompte en cas de paiement anticipé.
❌ Pénalités de retard : Indemnité forfaitaire en cas de recouvrement, taux et montant des frais en cas de retard de paiement.
Finissons avec les mentions obligatoires qui varie selon les situations et les types d'entreprises. ❗✅
Si le vendeur n'est pas soumis à TVA, il doit obligatoirement indiqué dans cette partie la phrase suivante précisant sont statut d'exonération fiscale : "TVA non applicable, article 293 B du CGI" (Code Général des Impôts). Si le vendeur est une entreprise de BTP, il devra indiquer des clauses concernant l'assurance décennale.
Il en existe bien d'autres, renseignez-vous bien avant de rédiger votre première facture !
💡 Bon à savoir : Les factures inférieurs à 150,00 € HT n'imposent pas d'afficher le numéro de TVA intracommunautaire de son client. Vous pouvez ajouter dans la partie identification de votre entreprise (si émetteur de la facture) votre logo, pour votre identité visuelle. Vos informations d'identification d'émetteur de facture peuvent également se positionner en bas de page de la facture, mais laissez au moins un logo et le nom en haut de page afin d'identifier rapidement qui envoie la facture.
2.Les erreurs fréquentes à éviter
Malgré la rigueur que demande la facturation électronique, certaines erreurs persistent, ou surviennent, mais ce n'est pas votre faute, ne vous jeter pas la pierre ! Il faut constamment rester informer des changements de réglementation, ce qui n'est pas toujours simple à suivre...
Voici un petit listing d'erreurs courantes 📚 :
Omission de mention obligatoires : Un simple oubli, comme le numéro SIRET ou de TVA intracommunautaire, peut invalider une facture. Créez un modèle type incluant toutes les mentions légales obligatoire dès le début.
Numérotation incorrecte : L'ordre chronologique non respecté, peu faire apparaître des doublons de numéros ou en faire oublier. Adoptez une numérotation unique dès le début et contrôler son numéro avant validation.
Erreurs sur les taux de TVA : Application d'un mauvais taux, calcul erroné ou omission de la mention de non applicabilité. Appuyez-vous sur un logiciel pour automatiser le calcul de la TVA et garantir son montant.
Incohérences entre les montant HT et TTC : Souvent dues à des erreurs dans les formules de calcul.
Absence de référence clair : Si la facture fait suite à un devis, un bon de commande, un contrat, déjà accepté par le client, notez-y la référence. Le client pourra s'y référer s'il a un doute sur un élément de la facture avant de vous contacter.
👉 Conseil : Prenez systématiquement le temps et l'habitude de relire votre facture, vérifier les montants et calculs, avant de la transmettre. Toute erreur est acceptable et rectifiable tant qu'elle n'est pas jugée trop "grosse" par l'administration (Etat, centre des impôts, etc.).
3.Conseils pratiques pour vos factures
Pour que vos factures électroniques soient professionnelles, en plus d'être conformes, et renvoient une bonne image de votre entreprise, il vous suffit d'adoptez quelques bonnes pratiques.
Avoir une présentation soignée : Utilisez un logiciel de facturation, et quitte à prendre un logiciel autant en choisir un certifié par l'administration, qui garantira une conformité avec les normes en vigueur et donnera une structure clair en organisant les informations par sections logiques. La plupart des logiciels vous permette d'y inclure votre logo et vos couleurs renforçant la cohérence avec votre charte graphique.
Automatiser pour minimiser les erreurs : Le risque zéro n'existe pas, mais en automatisant le plus possible la réalisation de vos factures vous minimiser la possibilité de faire une erreur. Par exemple, prenez le temps d'intégrer votre catalogue de produit dans votre logiciel afin de les avoirs à portée de main au moment de facturer et ainsi être sûr de mettre les bonnes informations, créer une facture récurrente par duplication pour avoir un minimum d'informations à corriger, etc.
Faire preuve de transparence : Détaillez autant que vous le pouvez vos produits, ou prestations, et affichez clairement les prix, remises, taux de TVA, conditions de garantie, conditions de retour et autres. Une information mal indiquée peu donner lieu à une incompréhensions ou un sous-entendu, ou, simplement non indiquée pourrait être perçue comme un vis caché. La transparence vous protège et protège vos clients.
Ci-dessous vous trouverez des exemples de mises en page à suivre, vous permettant de visualiser de quelle manière vous pouvez présenter vos factures.
*Cliquer pour agrandir
La facturation électronique représente une avancée majeure pour les entreprises, à condition de respecter les obligations légales. En intégrant bien sur vos factures les mentions obligatoires, en évitant les erreurs et en structurant vos factures de manière claire, vous renforcez à la fois votre conformité et votre professionnalisme. C'est un outil de communication puissant et important, soignez-le pour envoyer une bonne image de votre entreprise !
Ne vous laisser pas dépasser !
La facturation électronique est déjà en place chez nous, et nous nous efforçons d'en suivre l'évolution. Si ce n'est pas votre tasse de thé, que vous êtes perdu, ou que vous ayez peur de faire une erreur, nous pouvons vous accompagner en toute sérénité et sans stress.
Nous vous guiderons dans le choix du logiciel pour une solution certifiée et adaptée à votre entreprise, à sa mise en place complète avec le paramétrage de vos factures et la création des mails d'envois et de relance, jusqu'à la réalisation de vos factures pour une prestation clé en main si vous préférez déléguer totalement votre facturation électronique.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour un accompagnement sur mesure et une transition sereine.
Dernière étape : les logiciels certifiés.
Nous espérons que cet article vous a aidée à mieux comprendre quelles informations inclure sur vos factures électroniques pour rester en conformité.
🔙 Si vous l'avez manqué, notre premier article explique Qui est concerné par la facturation électronique et pourquoi il est indispensable de franchir le cap. 👉 Je rattrape le retard !
📆 Rendez-vous dans la semaine prochaine pour retrouvez le dernier volet consacré à la facturation électronique et devenir un maître de la facturation électronique ! Nous vous guiderons dans le choix des logiciels agréés pour la facturation électronique, afin de vous équiper avec des outils conformes et adaptés à vos besoins.
A très vite !
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